Deze Privacyverklaring regelt de verwerking van persoonsgegevens door SALDI BV, met handelsnaam K2F (hierna genoemd: “K2F” of “wij”), met maatschappelijke zetel te 3010 Leuven, Martelarenlaan 32, ingeschreven in de KBO en het btw-register onder het nummer BE0544890768, en waarvan de medewerkers zijn ingeschreven bij het Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants (ITAA), e-mail contact@k2f.be, URL https://www.k2f.be.

Tenzij anders vermeld, is K2F verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we verzamelen en waarop deze Privacyverklaring van toepassing is.

Deze Privacyverklaring kadert in de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 24 mei 2016 met betrekking tot de bescherming van het privéleven in de verwerking van persoonlijke gegevens (AVG) en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, en legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en hoe wij die gebruiken. Wij doen dit zo veilig en correct als redelijkerwijs mogelijk en in strikte overeenstemming met de bepalingen van de AVG. Lees deze Privacyverklaring aldus aandachtig door, want ze bevat essentiële informatie over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt.

We respecteren hierbij uw privacy en uw rechten om uw persoonsgegevens te controleren.

1. PERSOONSGEGEVENS

Als verwerkingsverantwoordelijke verwerken wij gegevens die u ons vrijwillig verstrekt bij het maken van een afspraak, bij een vraag om informatie, tijdens het browsen op de website, bij een aanvraag via de website, in het kader van een samenwerking die we aangaan, of gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de door u aan ons toegekende opdracht. Deze Privacyverklaring heeft aldus betrekking op bezoekers van onze website, cliënten, leveranciers en andere contactpersonen. Ze is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens die strikt confidentieel dienen te blijven in het kader van het beroepsgeheim van de accountant en belastingadviseur (zie verder).

Meer bepaald kunnen we onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken: naam, e-mailadres, rijksregisternummer, geboortedatum, adres, telefoonnummer, bedrijfsgegevens, facturatiegegevens en dossier-inhoudelijke (boekhoudkundige, fiscale en sociale) informatie.

Daarnaast worden bij een bezoek aan onze website automatisch beperkte technische gegevens verwerkt (zoals uw IP-adres, browsertype en het tijdstip van uw bezoek) door onze hosting- en beveiligingsprovider Cloudflare (zie punt 4 en ons afzonderlijke Cookiebeleid op www.k2f.be), onder meer om het functioneren van de website te kunnen monitoren en met het oog op de detectie van fraude en/of veiligheidsinbreuken.

Tenslotte kunnen we informatie over u ontvangen van andere bronnen, zoals officiële bronnen en registers (bijvoorbeeld het rijksregister, de Kruispuntbank van Ondernemingen, het UBO-register) die we raadplegen in het kader van de uitvoering van onze opdracht.

2. BEVEILIGING EN OPSLAG

Wij nemen de verwerking van uw persoonsgegevens uiterst serieus en trachten de nodige technische en organisatorische maatregelen te voorzien om uw persoonsgegevens te beschermen en te helpen voorkomen dat diefstal, misbruik en onbevoegde toegang, verstrekking, wijziging en vernietiging van uw informatie kan plaatsvinden.

Wij hanteren onder meer de volgende maatregelen:

•      trainingen van medewerkers;

•      administratieve en technische controles om de toegang tot persoonsgegevens te beperken tot wat noodzakelijk is (paswoorden, digitale certificaten);

•      technische veiligheidsmaatregelen, met inbegrip van firewalls, versleuteling en antivirussoftware;

•      toegangsblokkering bij verlies of diefstal van apparaten;

•      fysieke veiligheidsmaatregelen, zoals afgesloten dossierkasten en een clean-desk policy, om naar best vermogen de veiligheid in onze kantoorruimten te beschermen.

We controleren onze systemen regelmatig op mogelijke veiligheidsrisico’s en aanvallen. We kunnen de veiligheid van door u verzonden gegevens echter niet garanderen. Indien er sprake zou zijn van een inbreuk, zal hier snel op gereageerd worden en zullen de betrokken partijen op de hoogte worden gebracht. K2F kan evenwel niet aansprakelijk worden gesteld voor directe, indirecte of gevolgschade, veroorzaakt door een foutief of onrechtmatig gebruik van de persoonsgegevens door een derde.

De verzamelde persoonsgegevens worden in de eerste plaats opgeslagen en verwerkt in België of de Europese Unie, op onze eigen infrastructuur of bij externe dienstverleners die daar gevestigd zijn. Voor de uitvoering van onze dienstverlening maken we onder meer gebruik van gespecialiseerde software zoals Exact Online, OkiOki en Silverfin, van Google Workspace voor onze e-mailcommunicatie, en van Cloudflare voor het beheer van onze domeinnaam (DNS), de hosting en de beveiliging van onze website, met inbegrip van de spambeveiliging (Cloudflare Turnstile) van ons contactformulier. Berichten die u via het contactformulier op onze website verstuurt, worden via Google Workspace per e-mail aan ons bezorgd. Voor de kaart op onze website worden kaartafbeeldingen geladen van de servers van OpenStreetMap; daarbij wordt uw IP-adres aan de OpenStreetMap Foundation doorgegeven, maar worden geen cookies geplaatst. Sommige van deze dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken op servers buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In dat geval gaat K2F ervan uit dat voor de verwerking van deze gegevens een gelijkwaardig beschermingsniveau als in de Europese Unie wordt gehanteerd. Hiervoor kan, voor zover nodig, gebruik worden gemaakt van passende waarborgen zoals de standaardcontractsbepalingen met aanvullende waarborgen en van toepasselijke adequaatheidsbesluiten.

De verzamelde gegevens worden enkel over een beveiligde verbinding (https) van de website naar de server verstuurd.

3. TOEGANG EN TRANSFER AAN DERDEN

Teneinde uw persoonsgegevens te kunnen verwerken, verlenen wij toegang aan onze medewerkers. Wij garanderen evenwel een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen op te leggen aan deze medewerkers, gelijkaardig aan deze Privacyverklaring.

De door u verstrekte persoonsgegevens worden niet verkocht aan, noch gedeeld met derde partijen, behalve in het kader van de uitvoering van de overeenkomst en de aan ons toevertrouwde opdracht, en in het kader van onze samenwerking met externe dienstverleners die diensten voor ons uitvoeren, zoals:

•      boekhoud- en dossierbeheersoftware (onder andere Exact Online, OkiOki en Silverfin);

•      e-mailcommunicatie (Google Workspace);

•      hosting-, DNS- en beveiligingsdiensten voor onze website (onder andere Cloudflare);

•      verwerking van facturatie- en betalingsgegevens;

•      gerechtsdeurwaarders, notarissen, systeembeheerders en IT-dienstverleners, waar nodig voor de uitvoering van onze opdracht.

We delen uw persoonsgegevens ook dan echter alleen als dat nodig is, en alleen met partners die namens ons werken voor de doeleinden die in deze Privacyverklaring worden beschreven, en enkel voor het uitvoeren van diensten namens en in opdracht van K2F.

Daarnaast, en enkel voor zover dit wettelijk vereist of strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de diensten of voor het beschermen van onze rechten, of de rechten van aan ons gelieerde derden of onze cliënten, verstrekken we uw persoonsgegevens aan wetshandhavingsinstanties, onderzoeksorganisaties, aan ons gelieerde ondernemingen of in gerechtelijke procedures. Desgevallend zal altijd getracht worden om u, in de mate van het mogelijke, van een eventuele overdracht op voorhand te informeren.

Uit een controle van de cookies die onze website plaatst, blijkt dat we momenteel geen gebruik maken van marketing- of advertentieplug-ins van derden (zoals Meta, LinkedIn Ads of Google Ads). Indien dit in de toekomst zou wijzigen, passen we deze Privacyverklaring aan.

4. COOKIES

Door het gebruik van de website van K2F kunnen cookies op de harde schijf van uw toestel geplaatst worden. Voor een gedetailleerd overzicht van de gebruikte cookies, hun aanbieder, doel en bewaartermijn, verwijzen we u naar ons afzonderlijke Cookiebeleid, te raadplegen op https://www.k2f.be.

We gebruiken geen analytics-, marketing- of advertentiecookies en maken geen gebruik van Google Analytics. Onze website plaatst zelf geen cookies; enkel onze hosting- en beveiligingsprovider Cloudflare kan strikt noodzakelijke beveiligingscookies plaatsen om de website te beschermen tegen misbruik en geautomatiseerd verkeer.

Aangezien we enkel strikt noodzakelijke cookies gebruiken, is hiervoor geen toestemming vereist en tonen we geen cookiebanner. Indien we in de toekomst niet-noodzakelijke cookies zouden gebruiken, zullen we u daarvoor eerst om uw toestemming vragen.

5. VERWERKINGSDOELEINDEN

a. Beheer van gegevens van cliënten, leveranciers en tegenpartijen

De in onze hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke verzamelde persoonsgegevens worden gebruikt ten behoeve van onze diensten, het beheer, uitvoeren en afhandelen van uw aanvraag of vraag tot informatie of in het kader van een samenwerking (uitvoering, facturatie, betaling…). Andere persoonsgegevens worden verwerkt voor het beheer van onze cliënten en leveranciers. Tenslotte verwerken we ook gegevens van tegenpartijen in het kader van de uitvoering van onze taken.

b. Direct marketing

K2F kan uw gegevens eveneens gebruiken om u inlichtingen toe te sturen en om u informatie te verschaffen over infosessies en diensten die wij aanbieden. Afhankelijk van het type communicatie, kunnen we u contacteren via e-mail, telefoon of brief.

c. Website en cookies

Daarnaast worden ze eveneens gebruikt om u de toegang te garanderen tot de website en om de correcte functionaliteit van de website te waarborgen.

d. Beveiliging, beslechten van geschillen en naleving van wetgeving

Tenslotte willen we de nodige beveiliging en veiligheid bieden en kunnen de gegevens ook gebruikt worden in het kader van het beslechten van geschillen en om in overeenstemming te zijn met de wetgeving, zoals onder andere de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (de Witwaspreventiewet).

In het kader van de Witwaspreventiewet worden aan K2F, als ITAA-erkend accountantskantoor, een aantal verplichtingen opgelegd, onder meer aangaande de identificatie van haar cliënten en de uiteindelijk begunstigden van cliënten. K2F dient aldus de identiteit van haar cliënten te verifiëren aan de hand van één of meerdere bewijsstukken of betrouwbare en onafhankelijke informatiebronnen die deze gegevens kunnen bevestigen, waarvan een afschrift wordt gemaakt op papier of op een elektronische informatiedrager. Indien u een politiek prominente persoon bent in de zin van de toepasselijke wetgeving, of een rechtstreeks familielid of een zakenpartner van een dergelijke politiek prominente persoon, dient u K2F hiervan tevens op de hoogte te brengen. K2F kan bijgevolg de door u verstrekte gegevens gebruiken om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen in het kader van de Witwaspreventiewet.

6. RECHTSGRONDEN

De verzamelde persoonsgegevens worden verwerkt in onze hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke of op basis van artikel 6.1.a (toestemming), artikel 6.1.b (noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst) en artikel 6.1.f (gerechtvaardigde belangen) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, bijvoorbeeld om een afspraak in te plannen, om onze opdracht uit te voeren, om u uit te nodigen voor onze infosessies, of voor administratieve, fraudeopsporings- of juridische doeleinden.

Rekening houdend met de verwerkingsdoeleinden zoals hierboven omschreven, zal de verwerking van persoonsgegevens met het oog op:

•      het beheer van gegevens van cliënten, leveranciers en tegenpartijen gebeuren op grond van artikel 6.1.b AVG (noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst). Bepaalde persoonsgegevens ontvangen we rechtstreeks via de cliënt, andere zoeken we op met de ons hiertoe ter beschikking gestelde tools (rijksregister, KBO, UBO-register, Graydon, …);

•      direct marketing gebeuren op grond van artikel 6.1.a (toestemming) en artikel 6.1.f (gerechtvaardigde belangen);

•      website en cookies gebeuren op grond van artikel 6.1.f (gerechtvaardigde belangen), met name het correct laten functioneren van de website en het beveiligen ervan tegen misbruik en spam;

•      beveiliging, beslechten van geschillen en naleving van wetgeving gebeuren op grond van artikel 6.1.c (noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting) en artikel 6.1.f (gerechtvaardigde belangen), om ons recht van verdediging uit te oefenen.

Indien uw gegevens op basis van toestemming worden verwerkt, zorgen deze Privacyverklaring en het gehanteerde opt-in systeem ervoor dat u uw toestemming vrij, expliciet, ondubbelzinnig, actief en geïnformeerd kan geven.

Indien u persoonsgegevens van derden (direct of indirect) aan ons overmaakt, bijvoorbeeld via de website van K2F, bent u er zelf verantwoordelijk voor dat u reeds over een rechtsgrond beschikt om deze persoonsgegevens van deze derde te mogen verwerken. Voorgaande houdt tevens in dat u optreedt als verwerkingsverantwoordelijke voor deze persoonsgegevens van derden en dat u de bijhorende verplichtingen en aansprakelijkheid accepteert. Bijgevolg zult u K2F volledig schadeloos stellen in geval van een geschil, vordering of verzoek tot schadevergoeding met/door de derde wiens persoonsgegevens werden verwerkt met schending van de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.

7. BEROEPSGEHEIM

K2F moet in principe elke betrokkene inlichten over het bestaan van de verwerking van persoonsgegevens. Er bestaat evenwel een uitzondering op dat principe: er geldt geen informatieplicht wanneer de persoonsgegevens vertrouwelijk moeten blijven uit hoofde van het beroepsgeheim van de accountant en belastingadviseur (onder meer op grond van artikel 458 van het Strafwetboek en de Wet van 17 maart 2019 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisor).

8. BEWAARPERIODE

We streven ernaar om de aan ons toevertrouwde persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk voor de hierboven beschreven doeleinden. De bewaartermijn is afhankelijk van het soort gegevens en het verwerkingsdoeleinde, en houdt onder meer rekening met de toepasselijke boekhoudkundige, fiscale en antiwitwaswetgeving. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn zullen we de gegevens onherroepelijk wissen.

9. RECHTEN EN KLACHTEN VAN DE GEBRUIKER

Als betrokkene heeft u te allen tijde recht op inzage van de door ons als verwerkingsverantwoordelijke verwerkte persoonsgegevens en kan u ze (laten) verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn, de gegevens laten overdragen, de verwerking ervan laten beperken of ze (onder omstandigheden) laten verwijderen.

Wij gebruiken geen gegevens die uitsluitend op geautomatiseerde wijze werden verwerkt (zoals profiling).

Aangezien de verwerking van de persoonsgegevens mede plaatsvindt op basis van artikel 6.1.a (toestemming), heeft u bovendien steeds het recht om de gegeven toestemming terug in te trekken. Hou er evenwel rekening mee dat u in bepaalde gevallen niet langer relevante informatie zal ontvangen indien u geen toestemming geeft om bepaalde persoonsgegevens te verwerken.

Deze bovengenoemde rechten kan u uitoefenen door ons te informeren per e-mail aan contact@k2f.be. Op dit adres kan u ons ook bereiken indien u nog een vraag of klacht heeft.

Een officiële klacht kan u indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail contact@apd-gba.be.

10. WIJZIGINGEN PRIVACYVERKLARING

Indien nodig, kunnen wij deze Privacyverklaring aanpassen of updaten om veranderingen op de website of in onze werkwijze weer te geven. Als er wezenlijke wijzigingen zijn in de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken of verwerken, stellen we u hiervan op de hoogte door een kennisgeving van de wijzigingen te plaatsen voordat deze van kracht worden, of door u rechtstreeks een kennisgeving te sturen. We raden u aan deze verklaring regelmatig opnieuw te lezen.

11. CONTACT

Voor verdere informatie, vragen of opmerkingen omtrent onze Privacyverklaring of ons privacybeleid, kan u terecht bij contact@k2f.be en op https://www.k2f.be.

Leuven, Laatste update: oktober 2026